Migracja danych do systemu Merit ERP

Problem

Współpraca Trans.eu z XELTO DIGITAL rozpoczęła się od automatyzacji jednego z kluczowych na tamten moment procesów – migracji danych. Była konieczna, ponieważ Klient przechodził zmianę systemu księgowego. Jej najważniejszym etapem jest poprawne przeniesienie wszystkich informacji pomiędzy starym a nowym systemem.

Kluczowym oczekiwaniem Trans.eu było szybkie i bezbłędne wprowadzenie danych księgowych do nowego systemu ERP. Wyzwaniem było to, że dotyczyły one aż trzech spółek. Każda z nich wykorzystuje różne rodzaje dokumentów. W efekcie logika pobierania i wprowadzania informacji różniła się w każdej z nich. A to stwarzało zagrożenie pojawienia się błędów podczas ich migracji i zbyt dużej czasochłonności procesu.

Rozwiązanie

Cały projekt migracji składał się z kilku odrębnych faz.

Podczas fazy przygotowawczej zostały wygenerowane pliki JPK pochodzące z systemów Klienta. Zostały odpowiednio przekonwertowane oraz zmapowane z odpowiednimi słownikami w celu opracowania plików wejściowych dla robota.
Na tak przygotowanych plikach wejściowych można było rozpocząć prace programistyczne w kontekście wprowadzania danych do systemu Merit ERP.
Po zakończeniu wstępnych prac robot został uruchomiony w środowisku testowym systemu. Pozwoliło to na bezpieczną weryfikację poprawności jego działania i dodanie modułów, które mogły obsłużyć wcześniej nierozpoznane wyjątki.
Po odpowiednich korektach robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym.

Działanie robota ściśle odpowiadało zadaniu, które miał wykonać.

Jego uruchomienie ręczne poprzedzała zawsze odpowiednia konfiguracja. Była ona uzależniona np. od miesiąca księgowego lub rodzaju wprowadzanych dokumentów.
Robot pobierał odpowiednie dane z pliku wejściowego i logował się do systemu.
W zależności od procesowanych dokumentów, wybierał on odpowiedni okres księgowania oraz rejestr, do którego wprowadzone mają być dane.
W przypadku dokumentów niemających pozycji VAT był wypełniany nagłówek dokumentu, a następnie jego kolejne pozycje.
Jeżeli dane pochodziły np. z faktury sprzedaży, uzupełniane były również stosowne pozycje odnoszące się do podatku VAT.
Jeśli w trakcie wypełniania danych system zwrócił komunikat błędu, jego treść była pobierana i zapisywana w raporcie końcowym. Na jego podstawie identyfikowano dokumenty wymagające ręcznej interwencji.

Wynikiem automatyzacji było poprawne wprowadzenie danych księgowych dla trzech procesowanych spółek. Łączny czas faktycznej migracji danych w środowisku produkcyjnym wynosił ok. 2,5 miesiąca kalendarzowego. W tym okresie robot wprowadził do systemu ponad 90 000 pozycji księgowych.

Robert Zymon

Area Leader for Finances Tax and Accounting, Chief Accountant, TRANS.EU GROUP S.A.

Feedback klienta

Migracja danych do nowego systemu była dla nas sporym wyzwaniem z różnych przyczyn. Po pierwsze, ze względu na wszelkie blokady techniczne, a po drugie – przez goniący nas czas. Chcieliśmy przeprowadzić cały proces przed zamknięciem roku finansowego.

Na pierwszym spotkaniu z XELTO DIGITAL, kiedy już tak naprawdę mogło się wydawać, że nie uda się wyeksportować danych z naszego starego systemu – zostaliśmy zaskoczeni kreatywnością zespołu. Ściślej ujmując, chodzi właśnie o wykorzystanie plików JPK. To okazało się elementem kluczowym dla powodzenia całego projektu.

Po długiej fazie analizy i przygotowań nareszcie nadeszła faktyczna migracja danych. Robot pracował dniami i nocami (co warto dodać – bezbłędnie). O wszystkich wyjątkach podlegających ręcznej weryfikacji byliśmy informowani na bieżąco – nie było ich wiele.

Efektem współpracy z XELTO DIGITAL było przeniesienie danych za rok 2020 i połowę roku 2021 z naszych poprzednich systemów do Merita, czyli coś, co wydaje się niewykonalne w sposób ręczny w tak krótkim czasie.