Polityka Prywatności

Xelto Sp. z o.o., Xelto Digital Sp. z o.o., Xelto Czechia s.r.o. przywiązują bardzo dużą wagę do przejrzystości działania i cenią podstawowe prawo każdego człowieka do zachowania prywatności. Gwarancja poufności i ochrony Państwa danych jest dla nas ważna, dlatego dokładamy starań, by przyjęte zasady przetwarzania danych odbywały się zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, jak również z poszanowaniem podstawowych praw i wolności oraz zapewniały ich poufność i należyte bezpieczeństwo.

Za cel niniejszej Polityki prywatności zwaną dalej: „Polityką” uznaje się poinformowanie Państwa o kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych i ochroną prywatności w związku z korzystaniem z naszego serwisu. W treści Polityki przekazujemy Państwu informacje, jak przetwarzane będą Państwa dane osobowe oraz w jaki sposób i do jakich celów dane te będą wykorzystywane. Osoba, która odwiedza serwis i z niego aktywnie korzysta, tym samym akceptuje warunki określone w niniejszym dokumencie.

Informacje o Administratorze danych

Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu przepisu art. 4 ust. 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”) jest:

Xelto Sp. z o.o., ul. Winogrady 18, 61-663 Poznań, NIP: 972-12-43-826, REGON: 302415061, KRS: 0000472643;
Xelto Digital Sp. z o.o., ul. Kurniki 9, 31-156 Kraków, NIP: 6762580430, REGON: 386040730, KRS 0000841003;
Xelto Digital Czechia s.r.o., Rybná 716/24, 110 00 Prague, DIČ CZ10964452.

w zależności od tego, z usług której spółki Państwo korzystają.

W przypadku procesu związanego z rekrutacją oraz realizacją działań marketingowych, jesteśmy Administratorami Państwa danych osobowych dokonując współadministrowania Państwa danymi osobowymi. W ramach zawartej pisemnej umowy o współadministrowanie, uzgodniliśmy zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełnienia obowiązków wynikających z RODO, w szczególności, że:

My, jako Administratorzy, jesteśmy odpowiedzialni za wykonanie wobec Państwa obowiązku informacyjnego.
Spółka Xelto Sp. z o.o. jako Współadministrator jest odpowiedzialna wobec Państwa za umożliwienie wykonywania Państwa praw. Niezależnie od powyższego, mogą Państwo wykonywać swoje prawa również wobec każdego ze Współaministratorów. W takim przypadku przekażemy Państwa żądanie Współadministratorowi, który zrealizuje Państwa żądanie.

Z Administratorem możliwy jest kontakt za pośrednictwem danych korespondencyjnych, wskazanych powyżej oraz następujących danych kontaktowych:

Xelto Sp. z o.o: numer telefonu: +48 608 92 00 33; adres e-mail: office@xelto.com.
Xelto Digital Sp. z o.o.: numer telefonu: +48 503 639 324; adres e-mail: sales_rpa@xelto.com.
Xelto Digital Czechia s.r.o.: numer telefonu: +420 737 261 457; adres e-mail: xd_czechia@xelto.com.

Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne do realizacji celów Administratora.

Prawa podmiotu danych

Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych:

prawo żądania dostępu do treści swoich danych osobowych;
prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych, jeśli uznają Państwo, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych, gdy:

Państwa dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
wycofają Państwo zgodę na przetwarzanie danych, a Administrator nie posiada innej podstawy prawnej ich dalszego przetwarzania,
zgłoszą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych i po stronie Administratora nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy ich dalszego przetwarzania,
zgłoszą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
Państwa dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
Państwa dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego,
Państwa dane osobowe zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych dziecku.

Prawo do usunięcia danych nie dotyczy danych przetwarzanych w oparciu o obowiązujące przepisy prawa lub danych przetwarzanych w celu ustalenia, obrony, dochodzenia ewentualnych roszczeń.
prawo żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, gdy:

uznają Państwo, że dane osobowe są nieprawidłowe,
Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie chcą Państwo, aby zostały one usunięte przez Administratora,
Administrator nie potrzebuje już Państwa danych osobowych, ale są one niezbędne Państwu do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych;

prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a sprzeciw jest uzasadniony przez Państwa szczególną sytuację;
prawo wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem;
prawo do przenoszenia swoich danych osobowych, gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody lub na podstawie umowy;
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj.:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie: https://uodo.gov.pl/pl/83/155.

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, prosimy o kontakt z Administratorem: Xelto Sp. z o.o.; Xelto Digital Sp. z o.o.; Xelto Digital Czechia s.r.o. za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych powyżej.

Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Dane osobowe – co do zasady – nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej. Jednakże w niektórych sytuacjach może dojść do przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nastąpi to wyłącznie, gdy spełnione zostaną warunki określone w Rozdziale V RODO. W przypadku przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Administrator zadba o wszelkie formalności związane z prawidłowym zabezpieczeniem danych osobowych, w tym m.in. stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE).

Profilowanie

Dane osobowe Użytkownika mogą być przetwarzane także w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Konsekwencją profilowania będzie przypisanie danemu Użytkownikowi profilu dla potrzeb dokonywania analiz lub przewidywania preferencji Użytkownika, jego zachowań, postaw i dostosowywania informacji przekazywanych Użytkownikowi za pośrednictwem Portali.

Cele, podstawy prawne oraz okres przetwarzania

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY (REKRUTACJA)

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – uprawnienie do żądania danych niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy w zakresie wskazanym w art. 22(1) Ustawy Kodeks Pracy
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w związku z art. 22(1) Ustawy Kodeks Pracy.
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie danych osobowych, wykraczających poza katalog wskazany w art. 22(1) Ustawy Kodeks Pracy oraz w przypadku wyrażania zgody na przetwarzanie danych osobowych na poczet przyszłych procesów rekrutacyjnych.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie oraz zabezpieczenie ewentualnych roszczeń oraz obrona przed tymi roszczeniami związanymi z procesami rekrutacyjnymi.
art. 9 ust. 2 lit. a RODO – w przypadku wskazania przez kandydata do pracy danych osobowych szczególnej kategorii.

OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednocześnie niepodanie informacji wskazanych w art. 22(1) Ustawy Kodeks Pracy spowoduje, iż otrzymane dokumenty aplikacyjne nie będą przez Współadministratorów rozpatrywane.

OKRES PRZECHOWYWANIA:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia procesu rekrutacyjnego – maksymalnie 3 miesiące, licząc od dnia jego zakończenia.
W przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody w celu prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe będą przechowywane przez okres maksymalnie 12 miesięcy.

ODBIORCY DANYCH:

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

podmioty współpracujące ze Współadministratorami danych na mocy zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych;
Grupa Pracuj.pl;
podmioty, którym Współadministratorzy mają obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:

Dane osobowe będą przetwarzane w celu:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – czynności zmierzające do zawarcia umowy – w przypadku potencjalnego Klienta będącego osobą fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą lub w przypadku wspólnika spółki cywilnej, będących potencjalną Stroną umowy.
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i realizacja przedmiotu umowy, na podstawie której opiera się współpraca – w przypadku Kontrahenta będącego osobą fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą lub w przypadku wspólnika spółki cywilnej będących Stroną umowy.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obrona lub dochodzenie wzajemnych roszczeń.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – kontakt w celu przyjęcia i realizacji zleceń.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja przedmiotu umowy – zapoznanie się z instrukcjami do rozwiązań.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – kontakt z osobami fizycznymi, których dane zostały udostępnione przez Kontrahentów w celu realizacji przedmiotu umowy, w tym m.in. osoby uprawnione do reprezentacji Kontrahenta, pracowników/współpracowników Kontrahenta.
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.

OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do opracowania oferty, realizacji umowy, rozliczeń finansowych. Brak podania danych wiąże się z niemożliwością realizacji celów Administratora.

ŹRÓDŁO DANYCH:

Jeśli Administrator danych nie pozyskał danych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, to dane osobowe w zakresie: m.in.: imię (imiona) i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko/funkcja, miejsce zatrudnienia mogły zostać pozyskane przez Administratora danych z umowy, na podstawie której Administrator danych przetwarza dane lub zostały udostępnione przez Kontrahenta.

OKRES PRZECHOWYWANIA:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, tj.:

dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy;
dane osobowe zawarte w umowie będę przetwarzane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, m.in. przepisów podatkowych oraz sprawozdawczości finansowej – 5 lat – licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione: art. 86 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa; art. 74 ust. 2 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
dane osobowe mogą być przetwarzane dla zabezpieczenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami prze okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa;
w przypadku potencjalnych Kontrahentów – dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, nie dłużej niż prze okres 3 lat – Ustawa Kodeks cywilny.

ODBIORCY DANYCH:

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

podmioty współpracujące z Administratorem danych na mocy zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych;
kancelarie prawne współpracujące z Administratorem;
banki – w celu realizacji rozliczeń finansowych;
podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH OSÓB, WOBEC KTÓRYCH SĄ REALIZOWANE DZIAŁANIA MARKETINGOWE

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przesyłanie informacji marketingowych o produktach, usługach, promocjach i wydarzeniach oraz badań satysfakcji ze świadczonych usług na wskazane przez Państwa kanały komunikacji elektronicznej w związku z wyrażoną zgoda na gruncie art. 398 ust. 1 Ustawy z dnia 12 lipca 2004 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obrona lub dochodzenie wzajemnych roszczeń.

OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne do realizacji celu przetwarzania przez Współadministratorów.

OKRES PRZECHOWYWANIA:

Dane osobowe będą przetwarzane do czasu odwołania wyrażonej zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania lub ustania okresu przedawnienia roszczeń.

ODBIORCY DANYCH:

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

podmioty współpracujące z Administratorem danych na mocy zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych;
podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.

PLIKI COOKIES I NARZĘDZIA ZEWNĘTRZNE

RODZAJE PLIKÓW COOKIES:

Administrator wykorzystuje dwa typy plików Cookies:

Cookies sesyjne: są przechowywane na Urządzeniu Użytkownika i pozostają tam do momentu zakończenia sesji danej przeglądarki. Zapisane informacje są wówczas trwale usuwane z pamięci Urządzenia. Mechanizm Cookies sesyjnych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z Urządzenia Użytkownika;
Cookies trwałe: są przechowywane na Urządzeniu Użytkownika i pozostają tam do momentu ich skasowania. Zakończenie sesji danej przeglądarki lub wyłączenie Urządzenia nie powoduje ich usunięcia z Urządzenia Użytkownika. Mechanizm Cookies trwałych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z Urządzenia Użytkownika.

NARZĘDZIA ANALITYCZNE I ZEWNĘTRZNE:

Administrator korzysta z różnych systemów monitorowania aktywności Użytkownika w sieci oferowanych przez firmy trzecie, jak np. Google Analytics, tzw. analizy sieci, usługi oferowanej przez Google Inc. Google Analytics posługuje się plikami „cookies”, czyli plikami tekstowymi umieszczanymi na komputerze Użytkownika i umożliwiającymi analizę sposobu korzystania z Portali.
Administrator korzysta także ze standardowych plików dziennika serwera sieciowego do liczenia osób odwiedzających Portal oraz do oceny jego możliwości technicznych. Administrator używa tych informacji, aby ustalić, ile osób odwiedza Portal, aby zaaranżować Portal w sposób najbardziej przyjazny dla Użytkownika i sprawić, aby był on prostszy i bardziej przyjazny w obsłudze.
Informacje generowane przez „cookies” na temat korzystania z Portali przez Użytkownika (łącznie z jego adresem IP) przesyłane są m.in. do serwera Google Inc. znajdującego się w USA i przechowywane zgodnie z polityką prywatności firmy Google (dostępnej pod adresem: http://www.google.com/intl/pl/privacy/privacy-policy.html). Google korzysta z tych informacji w celu oceny korzystania z Portali, tworzenia raportów przeznaczonych dla operatorów witryn dotyczących aktywności na stronie oraz w celu świadczenia innych usług związanych z korzystaniem z Portali oraz z Internetu.
W Serwisie mogą zostać umieszczone linki (np. w formie logotypów podmiotów trzecich), które w razie aktywacji przekierowują Użytkownika na zewnętrzną stronę internetową. Fakt zastosowania tego rodzaju odesłań nie może być utożsamiany z istnieniem powiązania pomiędzy Administratorem, a podmiotem, do którego należy zewnętrzna strona internetowa. Administrator w żadnym wypadku nie ponosi odpowiedzialności za skutki tego rodzaju przekierowań ani nie ma wpływu na treści zawarte na takich stronach internetowych. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treść polityk prywatności i bezpieczeństwa obowiązujących na tych stronach, ani za stosowane w trakcie ich przeglądania „cookies”.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH DLA CELÓW KONTAKTOWYCH (FORMULARZ KONTAKTOWY)

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:

Dane osobowe będą przetwarzane w celu:

udzielenia odpowiedzi na pytanie skierowane za pośrednictwem formularza kontaktowego, a zatem w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w postaci komunikacji z użytkownikami serwisu, a także w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń związanych z udzieleniem odpowiedzi na pytanie – czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
ustalenia, dochodzenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zadane przez Państwa za pośrednictwem formularza kontaktowego – zapytania.

OKRES PRZECHOWYWANIA:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zadane za pośrednictwem formularza kontaktowego zapytania. Dane osobowe mogą być również w adekwatnym zakresie, pozostawione i przetwarzane dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń do momentu ich przedawnienia – przez okres wymagany przepisami prawa.

ODBIORCY DANYCH:

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

podmioty współpracujące z Administratorem danych na mocy zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych;
podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.

Środki ochrony danych osobowych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przetwarzając Państwa dane osobowe stosujemy szyfrowanie połączenia za pomocą certyfikatu SSL.

Postanowienia końcowe

Xelto Sp. z o.o., Xelto Digital Sp. z o.o., Xelto Czechia s.r.o. zastrzegają sobie prawo do dowolnej zmiany niniejszej Polityki bez konieczności informowania o tym Użytkowników. Wprowadzone zmiany w niniejszej Polityce zawsze będą publikowane na stronie internetowej Administratorów. Wprowadzone zmiany wchodzą w życie w dniu publikacji Polityki. W przypadku ewentualnych pytań lub sugestii dotyczących prezentowanych w Serwisie informacji, a także pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt z Xelto Sp. z o.o., Xelto Digital Sp. z o.o., Xelto Czechia s.r.o. Postaramy się wyjaśnić wszelkie wątpliwości.