Polityka prywatności

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. XELTO DIGITAL Sp. z o.o. ul. Kurniki 9, 31-156 Kraków, Polska, wpisaną do Krajowego Rejestru
Sądowego przedsiębiorców KRS prowadzonego przez SĄD REJONOWY DLA KRAKOWA-ŚRÓDMIEŚCIA
W KRAKOWIE, XI WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO– KRS pod numerem:
0000841003, NIP: 6762580430, REGON: 386040730, kapitał zakładowy 50 000,00 ZŁ jest
administratorem (zwany dalej: „Administratorem”) danych osobowych osób (zwanych dalej
„Użytkownikami”) korzystających ze strony https://xeltodigital.com (zwanej dalej „Portalem”).
2. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane z poszanowaniem zasad przewidzianych
Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie
danych, zwane dalej „RODO”), jak również przewidzianych w polskiej ustawie o ochronie danych
osobowych, aktów wykonawczych do tej ustawy oraz ustawie o świadczeniu usług drogą
elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. z 2002r., nr 144, poz. 1204, ze zm.).
3. W celu realizacji wymogów ustawowych, Administrator dobiera i stosuje odpowiednie środki
techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych oraz zabezpiecza dane
przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed ich przetwarzaniem z
naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.
4. Zwroty wykorzystywane w niniejszym dokumencie z wielkiej litery mają znaczenie przypisane im
niniejszej w Polityce Prywatności (zwanej dalej: „Polityką”), o ile w niniejszym dokumencie nie
znajdują się odrębne definicje tych zwrotów.

II. PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH
1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu:
1.1 realizacji zamówień na usługi, jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podejmowanie czynności
niezbędnych do zawarcia umowy, której przedmiotem jest realizacja usług oferowanych
przez Administratora, w tym również usług oferowanych na stronie https://xeltodigital.com
(dalej jako „Portal”, a świadczone usługi – zwane dalej będą „Usługami”) i konieczność jej
realizacji przez Administratora na rzecz danego Użytkownika,
1.2 dokonania rozliczeń wynikających z umowy – jest art. 106 e ust. 1 ustawy o podatku od
towarów i usług,
1.3 niezbędnym do wypełnienia uzasadnionych interesów Administratora, w tym
prowadzenia działań marketingowych i kampanii reklamowych Usług Administratora drogą
elektroniczną lub telefoniczną na podstawie odrębnej wyrażonej przez Użytkownika zgody
zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. wyraźna zgoda Użytkownika na przetwarzanie tych
danych udzielana z wykorzystaniem formularzy interaktywnych zamieszczanych w Portalu
Administratora,
1.4 wykonania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych –
przepisy właściwych ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości,
1.5 w celach związanych z ustaleniem i dochodzeniem roszczeń przysługujących
Administratorowi – są przepisy kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego.

2. Administrator przetwarza dane osobowe podane dobrowolnie przez Użytkowników oraz dane
zbierane automatycznie z zakresu sposobu korzystania z Portalu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj.
ze względu na prawnie usprawiedliwione cele realizowane przez Administratora, a w szczególności w
celu marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora, jak również w celu
optymalizacji, usprawnienia i personalizacji funkcji Portalu oraz w celu tworzenia statystyk.
Administrator zapewnia, że takie przetwarzanie nie będzie naruszać praw i wolności osób, których
dane dotyczą.
3. Dane osobowe podawane dobrowolnie przez Użytkownika nie są łączone ze zbieranymi
automatycznie danymi z zakresu sposobu korzystania przez tego Użytkownika z Portalu.
Administrator informuje, że ze względów technicznych może dojść do takiego połączenia, jednakże w
takiej sytuacji dane tak połączone będą przetwarzane przez Administratora wyłącznie ze względu na
prawnie usprawiedliwione cele realizowane przez Administratora, a w szczególności w celu
optymalizacji, usprawnienia i personalizacji funkcji Portalu oraz w celu tworzenia statystyk na
wewnętrzne potrzeby Administratora.
4. Za odrębnie wyrażonymi zgodami Użytkownika, jego dane osobowe mogą być przetwarzane w celu
przesyłania mu drogą elektroniczną informacji handlowych na temat Usług Administratora.
Użytkownik ma prawo w każdym czasie żądać zaprzestania wysyłania mu informacji handlowych
drogą elektroniczną lub zaprzestania wykorzystywania jego numeru telefonu do celów marketingu
bezpośredniego.
5. Dane przetwarzane w związku ze składaniem zamówień i zawieraniem umów będą
przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu tych umów. Ze względu na konieczność
wypełniania obowiązków natury podatkowej i księgowej, część danych osobowych będzie
przechowywana przez okres 6 lat od dnia zakończenia świadczenia Usług.
6. Dane przetwarzane w celach marketingowych Administratora drogą elektroniczną lub telefoniczną
będą przetwarzane do czasu ewentualnego cofnięcia odpowiednich zgód.
7. Informacje niezbędne do obsługi reklamacji będą przetwarzane do czasu wygaśnięcia uprawnień z
tego tytułu.
8. Dane osobowe pozyskane w celu kontaktu z Administratorem będą przetwarzane w okresie
prowadzenia tego kontaktu, a później będą archiwizowane przez okres 3 lat od zakończenia
kontaktu, co jest uzasadnione koniecznością odtworzenie treści takiego kontaktu w związku z
dochodzeniem ewentualnych roszczeń.
9. Dane przetwarzane w związku z dochodzeniem ewentualnych roszczeń, jak również w celach
archiwizacyjnych będą przetwarzane przez 3 lata od zakończenia świadczenia Usług.

III. CEL I ZAKRES ZBIERANIA DANYCH ORAZ ODBIORCY DANYCH
1. Każdorazowo cel przetwarzania, zakres danych osobowych oraz ewentualni odbiorcy danych
osobowych Użytkownika, który dane przekazuje do przetwarzania Administratorowi wynikają ze
zgody Użytkownika lub przepisów prawa, dodatkowo dane mogą być doprecyzowywane w wyniku
działań podejmowanych przez Użytkownika w Portalu lub w ramach innych kanałów komunikacji z
Użytkownikiem.
2. Administrator dokłada szczególnej staranności dla ochrony praw i wolności osób, których dane
przetwarza, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane:

2.1 zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z
prawem, rzetelność i przejrzystość”),
2.2 w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie są przetwarzane dalej w sposób
niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”),
2.3 adekwatnie, stosownie oraz w sposób ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których są
przetwarzane („minimalizacja danych”),
2.4 prawidłowo, a w razie potrzeby dane osobowe są uaktualniane („prawidłowość”),
2.5 w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest
to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. („ograniczenie przechowywania”),
2.6 w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed
niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem
lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych
(„integralność i poufność”).
3. Użytkownik podaje dane osobowe:
3.1 w trakcie korzystania z Portalu: Imię, nazwisko, adres email, numer telefonu
4. Przekazywanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne. Użytkownik może nie
przekazywać swoich danych osobowych, jednakże w takim wypadku Administrator może nie być w
stanie świadczyć Usług na rzecz Użytkownika. W związku z charakterem niektórych Usług dostępnych
w Portalu, Użytkownik może być poproszony o podanie dodatkowych danych osobowych. Zakres
dodatkowych danych osobowych wskazany będzie na odpowiednich stronach Portalu.
5. Możliwe cele zbierania danych osobowych Użytkowników przez Administratora:
5.1 korzystanie z Usług dostępnych w Portalu – zakładka: „Kontakt”,
5.2 składanie zamówień,
5.3 zawarcie i realizacja umowy o świadczenie Usług,
5.4 rozliczenia Umowy o świadczenie Usług,
5.5 reklamacje,
5.6 archiwizacja,
5.7 bieżący kontakt związany ze złożonymi zamówieniami lub zawartymi umowami,
5.8 realizacja działań marketingowych własnych produktów i usług (w formie elektronicznej lub
telefonicznej), za odrębnie wyrażoną zgodą Użytkownika,
5.9 realizacja działań marketingowych dotyczących produktów i usług partnerów (w formie
elektronicznej lub telefonicznej), za odrębnie wyrażoną zgodą Użytkownika,
5.10 budowanie i realizacja rankingów przy akceptacji regulaminu danego wydarzenia,
6. Możliwi odbiorcy danych osobowych Użytkowników:
6.1 współpracownicy Administratora,
6.2 podmioty uprawnione do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa,

6.3 firmy bądź osoby, na podstawie odpowiednich umów, tj. umowy powierzenia danych m.in. w celu
ich archiwizacji, niszczenia, przechowywania, dostarczania, realizacji usług dla utrzymania relacji z
Użytkownikami w imieniu Administratora lub Partnerów: w szczególności – firmy świadczące usługi
podatkowe, księgowe, kurierskie, informatyczne (hosting, caching itp.),
6.4 dane Użytkowników mogą być przekazane do państw trzecich (m.in. USA) w związku z:
a) działaniami podejmowanymi na serwisach społecznościowych oraz wykorzystaniem wtyczek i
innych narzędzi pochodzących z tych serwisów (m.in. Facebook, Twitter, Google+);
b) wykorzystaniem narzędzi analitycznych i służących zanonimizowanemu śledzeniu zachowań
użytkowników, w szczególności takich jak Google Analytics, Gemius Traffic, Chartbeat;
c) wykorzystaniem platform reklamowych służących pozyskaniu środków na utrzymanie serwisów
internetowych (w szczególności: Google adsense).
7. Podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych na mocy odrębnej umowy
(umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych), zobowiązane są do przestrzegania zasad
poufności i bezpieczeństwa danych osobowych, a w szczególności nieudostępniania danych
osobowych osobom nieuprawnionym, oraz do stosowania fizycznych i technicznych środków
bezpieczeństwa, adekwatnych do sposobu przetwarzania tych danych. Administrator zapewnia
Użytkownikowi na jego życzenie szczegółową informację o podmiocie, któremu powierzył
przetwarzanie danych, zakresie powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz terminie ich
przekazania. Ponadto, w tym trybie Administrator zapewnia także dostęp do aktualnej i szczegółowej
informacji o wykorzystanych lub udostępnianych przez Administratora środkach technicznych
zapobiegających pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych
przesyłanych przez Użytkownika drogą elektroniczną.
8. Przy korzystaniu z Usług dostępnych w Portalu, Użytkownik może być poproszony o podanie
następujących danych: imię i nazwisko, adres i numer telefonu, adres e-mail, dane o zamówionych
Usługach w celu świadczenia Usług. W związku z charakterem niektórych Usług dostępnych w Portalu
lub produktów Administratora, Użytkownik może być poproszony o podanie dodatkowych danych
osobowych. Zakres dodatkowych danych osobowych każdorazowo wskazywany jest przez
Administratora na odpowiednich stronach Portali.
9. Dane osobowe Użytkownika nie będą sprzedawane ani też przekazywane podmiotom trzecim w
innych celach niż opisane powyżej.

IV. PRAWA UŻYTKOWNIKÓW
1. Każdemu Użytkownikowi, którego dane osobowe dotyczą, przysługuje prawo:
1.1 dostępu do swoich danych osobowych,
1.2 sprostowania swoich danych osobowych,
1.3) żądania usunięcia swoich danych osobowych,
1.4 żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
1.5 prawo sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
1.6 prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

2. Cofnięcie zgody lub sprzeciw co do przetwarzania danych osobowych następuje poprzez wysłanie
wiadomości na adres poczty elektronicznej Administratora: sales_rpa@xelto.com
3. Po cofnięciu zgody lub wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe Użytkownika nie będą więcej
przetwarzane w celach, w których zostały przekazane. Zmianę/uzupełnienie danych osobowych
Użytkownik może przeprowadzić w drodze przesłania stosownego wniosku na adres poczty
elektronicznej Administratora:
4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w stosunku do przetwarzania danych przez
Administratora Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych.
5. Kontakt z osobą nadzorującą przetwarzanie danych osobowych w organizacji Administratora jest
możliwy drogą elektroniczną pod adresem poczty elektronicznej: rpa@xelto.com

V. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
1. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość bezpośredniego kontaktu z Administratorem poprzez
przesłanie stosownej wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora
wskazany w Pkt I.1 niniejszej Polityki lub na adres email: rpa@xelto.com
2. Administrator przechowuje korespondencję z Użytkownikiem w celach statystycznych oraz jak
najlepszej i najszybszej reakcji na pojawiające się zapytania, a także w celach rozstrzygnięć
reklamacyjnych i podejmowanych na podstawie zgłoszeń ewentualnych decyzji o interwencjach
administracyjnych dotyczących wskazanych danych. Adresy oraz dane w ten sposób gromadzone nie
będą wykorzystywane do komunikacji z Użytkownikiem w celu innym niż realizacja zgłoszenia.
3. Wszelkie wnioski Użytkownika o dokonanie przez Administratora czynności związanych z danymi
osobowymi Administrator będzie wykonywał po uprzedniej weryfikacji Użytkownika. W tym celu
zastrzega sobie prawo by ponownie zwrócić się do Użytkownika o potwierdzenie jego danych, w tym
osobowych, np. w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail, etc. Powyższe dotyczy tych samych
danych, w tym osobowych, które wcześniej zostały przekazane przez Użytkownika, i na których
przetwarzanie Użytkownik wyraził zgodę. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe, lecz może być
niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, o których przekazanie wnosi
Użytkownik.

VI. ZABEZPIECZENIA
1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające
bezpieczeństwo ochrony przetwarzanych danych osobowych adekwatne do zagrożeń oraz kategorii
danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem
osobom nieupoważnionym, wglądem lub zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z
naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele
przetwarzania a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym
prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, Administrator wdraża odpowiednie środki
techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym
między innymi w stosownym przypadku:
2.1 szyfrowanie danych osobowych,

2.2 zdolności ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i
usług przetwarzania,
2.3 zdolności szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie
incydentu fizycznego lub technicznego,
2.4 regularnych testów, pomiar i ocena skuteczności środków technicznych i organizacyjnych
mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Administrator korzysta z różnych systemów monitorowania aktywności Użytkownika w sieci
oferowanych przez firmy trzecie, jak np. Google Analytics, tzw. analizy sieci, usługi oferowanej przez
Google Inc. Google Analytics posługuje się plikami „cookies”, czyli plikami tekstowymi umieszczanymi
na komputerze Użytkownika i umożliwiającymi analizę sposobu korzystania z Portali. Administrator
korzysta także ze standardowych plików dziennika serwera sieciowego do liczenia osób
odwiedzających Portali oraz do oceny jego możliwości technicznych. Administrator używa tych
informacji, aby ustalić, ile osób odwiedza Portale, aby zaaranżować Portale w sposób najbardziej
przyjazny dla Użytkownika i sprawić, aby Portale były prostsze i bardziej przyjazne w obsłudze.
Decydując się na korzystanie z towarów/usług dostępnych w Portalach, Użytkownik ma świadomość
powyższych działań oraz wyraża na nie zgodę.
2. Administrator wykorzystuje dwa typy plików Cookies:
a. Cookies sesyjne: są przechowywane na Urządzeniu Użytkownika i pozostają tam do momentu
zakończenia sesji danej przeglądarki. Zapisane informacje są wówczas trwale usuwane z pamięci
Urządzenia. Mechanizm Cookies sesyjnych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych
osobowych ani żadnych informacji poufnych z Urządzenia Użytkownika;
b. Cookies trwałe: są przechowywane na Urządzeniu Użytkownika i pozostają tam do momentu ich
skasowania. Zakończenie sesji danej przeglądarki lub wyłączenie Urządzenia nie powoduje ich
usunięcia z Urządzenia Użytkownika. Mechanizm Cookies trwałych nie pozwala na pobieranie
jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z Urządzenia Użytkownika.
3. Mając na uwadze fakt, że rynek usług monitoringu rozwija się niezwykle dynamicznie,
Administrator stara się informować Użytkowników o korzystaniu z usług nowych podmiotów w tym
zakresie, a Użytkownik wyraża zgodę, na to, aby w przyszłości mogły to być również inne firmy.
Jednocześnie, Administrator informuje, że Użytkownik w każdej chwili może cofnąć swoją zgodę w
tym zakresie poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki, zgodnie z procedurą określoną poniżej.
4. Informacje generowane przez „cookies” na temat korzystania z Portali przez Użytkownika (łącznie z
jego adresem IP) przesyłane są m.in. do serwera Google Inc. znajdującego się w USA i
przechowywane zgodnie z polityką prywatności firmy Google (dostępnej pod adresem:
http://www.google.com/intl/pl/privacy/privacy-policy.html). Google korzysta z tych informacji w celu
oceny korzystania z Portali, tworzenia raportów przeznaczonych dla operatorów witryn dotyczących
aktywności na stronie oraz w celu świadczenia innych usług związanych z korzystaniem z Portali oraz
z Internetu.
5. Administrator zastrzega sobie prawo do wysyłania Użytkownikom niezamówionych wiadomości
nie będących informacją handlową. Zalicza się do nich informacje odnoszące się bezpośrednio do
funkcjonowania Portali (np. zmiany w funkcjonowaniu), przeprowadzonych za pośrednictwem Portali
transakcji (np. prośby o wypełnienie ankiety) bądź też zwyczajowe niekomercyjne wiadomości (np.

życzenia, komunikaty systemu). Opisane wyżej wiadomości mogą być przesyłane do Użytkownika
przez podmioty działające na rzecz Administratora na podstawie odpowiednich umów o powierzenie
danych osobowych do przetwarzania.
6. W Portalu mogą zostać umieszczone linki (np. w formie logotypów podmiotów trzecich), które w
razie aktywacji przekierowują Użytkownika na zewnętrzną stronę internetową. Fakt zastosowania
tego rodzaju odesłań nie może być utożsamiany z istnieniem powiązania pomiędzy Administratorem,
a podmiotem, do którego należy zewnętrzna strona internetowa. Administrator w żadnym wypadku
nie ponosi odpowiedzialności za skutki tego rodzaju przekierowań ani nie ma wpływu na treści
zawarte na takich stronach internetowych. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treść
polityk prywatności i bezpieczeństwa obowiązujących na tych stronach, ani za stosowane w trakcie
ich przeglądania „cookies”.
7. Usługi i funkcje w ramach Portalu mogą z czasem ulegać rozszerzeniu, co oznacza, że Administrator
zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, przy zachowaniu jednak praw
dotychczas nabytych przez Użytkowników. Polityka dotyczy każdego Użytkownika. Zmiany mogą
nastąpić m.in. z następujących ważnych powodów:
7.1 zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych,
prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa
konsumentów, wpływające na prawa i obowiązki Administratora lub prawa i obowiązki
Użytkowników,
7.2 rozwój funkcjonalności lub Usług podyktowany postępem technologii internetowej, w tym
stosowanie/wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych, mające wpływ na
zakres Polityki.
8. Administrator każdorazowo umieści w ramach Portalu informację o zmianach w Polityce
Prywatności. Wraz z każdą zmianą, nowa wersja Polityki Prywatności będzie się udostępniana do
publicznej wiadomości z nową datą.
9. W razie wątpliwości lub sprzeczności pomiędzy Polityką, a udzielonymi przez Użytkownika zgodami
na przetwarzanie danych osobowych, niezależnie od postanowień Polityki, zawsze podstawą do
podejmowania oraz określenia przez Administratora zakresu działań są dobrowolnie udzielone przez
Użytkownika zgody lub przepisy prawa.
10. Dane osobowe Użytkownika mogą być przetwarzane także w sposób zautomatyzowany, w tym
również w formie profilowania. Konsekwencją profilowania będzie przypisanie danemu
Użytkownikowi profilu dla potrzeb dokonywania analiz lub przewidywania preferencji Użytkownika,
jego zachowań, postaw i dostosowywania informacji przekazywanych Użytkownikowi za
pośrednictwem Portali.