Standaryzacja czy automatyzacja – oto jest pytanie. Nie tylko wielcy klasycy pokroju Shakespeare`a zadawali sobie i światu ważne pytania. Czasem lubię posiedzieć na naszym firmowym balkonie i rozmyślać o różnych aspektach automatyzacji i nie tylko. Jak się okazuje nasz balkonik jest uwielbiany przez wszystkich pracowników XELTO DIGTIAL. Obserwując zachód słońca rozpoczęliśmy z Moniką dość ciekawą polemikę:
Okiem Eksperta:
Każdy biznes podlega stałym zmianom. Zmienia się sposób funkcjonowania firmy w sytuacji, gdy rosną koszty pracy, gdy wymagania klientów są coraz większe, gdy przychodzi lęk o skuteczność dotychczasowych rozwiązań, gdy rywalizujemy z konkurencją. Zdając sobie sprawę, że zmiany są kosztowne, szukamy tych obszarów, w których proces zmian pozwoli osiągnąć cel najszybciej, przy poniesieniu jak najniższych kosztów.
Od czego zatem zacząć?
Na pewno od nazwania miejsc, które spowalniają procesy, elementów, które generują najwięcej błędów, konsumują duże ilości czasu przynosząc mierne efekty w skali całej firmy. W każdym biznesie znajdą się procesy, które są przestarzałe, angażują starą technologię i opierają się w dużej mierze na, niestety, omylności człowieka. Szczególnie widoczne jest to w dużych firmach, które mają wiele rozgałęzień i gdzie proces zdefiniowany w określonym miejscu i czasie (i zresztą sprawdzający się doskonale przez długi czas) zaczyna w końcu szwankować. Powoli staje się niespójny lub jest prowadzony inaczej w zależności od warunków, w których się go uruchamia. Warunki działania często odgrywają rolę w niezamierzonych modyfikacjach procesu i powodują, że jego pierwotna definicja zanika pod warstwami interpretacji i wyjątków. (Do tych warunków można zaliczyć jednostki biznesowe rozmieszczone w różnych krajach, o różnej kulturze pracy, czy różnych obyczajach). Rada? Pierwszą i do pewnego czasu jedyną receptą było przyjrzenie się każdemu zdarzeniu w ten sam sposób za każdym razem, gdy ono występuje lub gdy dzieje się określony rodzaj pracy i próba standaryzacji.
Standaryzacja oznaczała ujednolicenie wszystkich znanych kroków, aż do uzyskania spójnych procesów. Nie trzeba tu dodawać, że sama operacja rozpoznania i oszacowania różnorodnych zadań i zdarzeń była i jest zawsze czasochłonna, i ciągnie za sobą wymierne koszty. Jeśli teraz dodamy do tego czas potrzebny na kolejny wysiłek, czyli automatyzację, to moment uzyskania oczekiwanych zmian odsuwa się w czasie.
Należy zatem postawić sobie pytanie: co jest rzeczywistym celem tej operacji?
Czy chcemy mieć ustandaryzowane procesy (gotowe do automatyzacji), jednolicie działające we wszystkich obszarach firmy? Czy chodzi nam o oszczędności kosztów pracy i o uwolnienie potencjału drzemiącego w ludziach. Jeśli bowiem myślimy o samej standaryzacji, możemy zapomnieć o oszczędności.
Zamiast więc na kompleksową standaryzację poprzedzającą automatyzację postawmy na standaryzację POPRZEZ automatyzację. Wybór i rozpoznanie procesów, które wymagają zmian jest warunkiem koniecznym, co do tego nie ma wątpliwości. Zastąpmy czas, który poświęcilibyśmy na, mówiąc kolokwialnie, wyprostowanie kulawych procesów, wysiłkiem włożonym w analizę miejsc, gdzie najlepszym rozwiązaniem będzie automatyzacja procesu.
Najważniejszym celem automatyzacji powinna zawsze pozostawać chęć odciążenia Twoich pracowników, uwolnienia ich od zadań żmudnych i monotonnych i wreszcie umożliwienie im rozwoju. Ciekawe spostrzeżenie: standaryzacja z perspektywy pracowników niewiele zmienia, w przeciwieństwie do automatyzacji. Biorąc pod uwagę oczekiwania, jakie mają wobec obu procesów, pracownicy są zdecydowanie żywiej zainteresowani wprowadzeniem automatyzacji, gdyż na jej końcu pojawia się możliwość zdania żmudnych zadań robotowi. Pozbycie się czynności powtarzalnych i frustrujących powoduje, że zwyczajnie wraca ich zaangażowanie, często dawno już utracone.
Podsumowując, nie rezygnując ze standaryzacji można ją tak modelować, aby była elementem automatyzacji, nie celem samym w sobie. I co równie ważne, jeśli nie ważniejsze, należy koncentrować uwagę na potencjale pracowników. Z obserwacji wynika, że potencjał pracownika wzrasta proporcjonalnie do przekazywania zadań robotom.
Autor: Monika Stawicka – Business Analyst
Źródło: Should You Automate Your Processes „As-Is” or Standardize First?
