Eksperci XELTO DIGITAL przygotowali robota automatyzującego proces weryfikacji naliczania podatku WHT. Jego działanie zostało zaprogramowane zgodnie z zasadą dochowania należytej staranności.
- Pierwszą czynnością dokonywaną przez robota jest wczytanie pliku wejściowego zawierającego listę kontrahentów do zweryfikowania.
- Następnie pobiera on podstawowe dane o kontrahencie z systemu Merit ERP za pośrednictwem zapytania bazodanowego.
- Kolejnym krokiem jest wyszukanie kontrahenta w bazie wywiadowni gospodarczej i pobranie wymaganych informacji. Robot loguje się na jej stronę przez interfejs użytkownika – w taki sposób, jak robiłby to człowiek. Za pomocą nazwy firmy i jej kraju pochodzenia wyszukuje kontrahenta w bazie.
- Pobierane są dwa raporty w formacie PDF. Są to tzw. Verification Report oraz Global Family Tree Report. Pliki są zapisywane w odpowiednim folderze.
- Następuje sczytanie informacji oraz ekstrakcja wymaganych danych do osobnego pliku w Excelu.
Dane pozyskiwane na tym etapie to:
Dane podstawowe:
- nazwa rejestrowa,
- wszystkie rejestry wypisane w raporcie, wraz z numerami tych rejestrów,
- adres rejestrowy,
- adres handlowy,
- adres email,
- telefon,
- adres strony internetowej;
Główne przedmioty działalności:
- kody działalności wraz z ich opisami
Podsumowanie danych finansowych:
- szczegółowa tabela zawierająca sprawozdania finansowe z wyszczególnionych lat, wraz ze wskazaniem zmiany procentowej w odniesieniu do każdej pozycji
Dane dotyczące zatrudnienia:
- liczba pracowników,
- tabela zawierająca informacje o kadrze zarządczej,
- zestawienie informacji o strukturze właścicielskiej spółki;
Global Family Tree:
- struktura kapitałowa, w której znajduje się weryfikowana spółka.
Następnie robot pozyskuje dane z serwisów takich jak:
- Google Street View,
- wyszukiwarka Google,
- strona IBAN Checker,
- system VIES.
Otrzymane w efekcie informacje to kolejno:
- zrzut ekranu po wyszukaniu adresu w Street View,
- adresy URL wyników wyszukania adresu kontrahenta w Google,
- potwierdzenie numeru rachunku IBAN oraz podstawowe informacje dotyczące banku,
- potwierdzenie numeru VAT, wraz z plikiem PDF poświadczającym weryfikację.
Po pomyślnym wykonaniu poprzednich kroków, następuje:
- wysłanie interaktywnego formularza do pracownika,
- odebranie wypełnionego formularza,
- mailing z kontrahentem – w tym wysłanie formularza oraz prośby o przesłanie Certyfikatu Rezydencji i wyciągu z odpowiedniego rejestru gospodarczego.
W formularzu wewnętrznym (wysyłanym do pracownika) znajdują się przede wszystkim pytania dotyczące danych kontaktowych. Zadaje się je w celu zweryfikowania wiarygodności kontrahenta.
W formularzu zewnętrznym, oprócz danych podstawowych, które częściowo są wypełnione wcześniej przez robota, znajdują się również pytania do kontrahenta. Dotyczą one np. tego:
- czy jest on finalnym odbiorcą płatności za usługi,
- ilu pracowników kontrahenta jest zaangażowanych w wykonywanie usług,
- czy jest on płatnikiem podatku dochodowego, czy podmiotem transparentnym podatkowo.
Ostatni etap pracy robota to zebranie wszystkich pozyskanych informacji i sporządzenie raportu końcowego. Są do niego dołączane wszystkie pliki pomocnicze.
Praca człowieka w przebiegu całego procesu jest wymagana wyłącznie przy tworzeniu pliku wejściowego oraz weryfikacji sporządzonego przez robota raportu. Istnieje też możliwość zaplanowania automatycznego uruchamiania robota zgodnie z harmonogramem, jednak w przypadku tego projektu Klient zdecydował się na obsługę ręczną.