Eksperci XELTO DIGITAL przygotowali robota automatyzującego proces weryfikacji naliczania podatku WHT. Jego działanie zostało zaprogramowane zgodnie z zasadą dochowania należytej staranności.

• Pierwszą czynnością dokonywaną przez robota jest wczytanie pliku wejściowego zawierającego listę kontrahentów do zweryfikowania.
• Następnie pobiera on podstawowe dane o kontrahencie z systemu Merit ERP za pośrednictwem zapytania bazodanowego.
• Kolejnym krokiem jest wyszukanie kontrahenta w bazie wywiadowni gospodarczej i pobranie wymaganych informacji. Robot loguje się na jej stronę przez interfejs użytkownika – w taki sposób, jak robiłby to człowiek. Za pomocą nazwy firmy i jej kraju pochodzenia wyszukuje kontrahenta w bazie.
• Pobierane są dwa raporty w formacie PDF. Są to tzw. Verification Report oraz Global Family Tree Report. Pliki są zapisywane w odpowiednim folderze.
• Następuje sczytanie informacji oraz ekstrakcja wymaganych danych do osobnego pliku w Excelu.

Dane pozyskiwane na tym etapie to:

Dane podstawowe:

• nazwa rejestrowa,
• wszystkie rejestry wypisane w raporcie, wraz z numerami tych rejestrów,
• adres rejestrowy,
• adres handlowy,
• adres email,
• telefon,
• adres strony internetowej;

Główne przedmioty działalności:

• kody działalności wraz z ich opisami

Podsumowanie danych finansowych:

• szczegółowa tabela zawierająca sprawozdania finansowe z wyszczególnionych lat, wraz ze wskazaniem zmiany procentowej w odniesieniu do każdej pozycji

Dane dotyczące zatrudnienia:

• liczba pracowników,
• tabela zawierająca informacje o kadrze zarządczej,
• zestawienie informacji o strukturze właścicielskiej spółki;

Global Family Tree:

• struktura kapitałowa, w której znajduje się weryfikowana spółka.

Następnie robot pozyskuje dane z serwisów takich jak:

• Google Street View,
• wyszukiwarka Google,
• strona IBAN Checker,
• system VIES.

Otrzymane w efekcie informacje to kolejno:

• zrzut ekranu po wyszukaniu adresu w Street View,
• adresy URL wyników wyszukania adresu kontrahenta w Google,
• potwierdzenie numeru rachunku IBAN oraz podstawowe informacje dotyczące banku,
• potwierdzenie numeru VAT, wraz z plikiem PDF poświadczającym weryfikację.

Po pomyślnym wykonaniu poprzednich kroków, następuje:

• wysłanie interaktywnego formularza do pracownika,
• odebranie wypełnionego formularza,
• mailing z kontrahentem – w tym wysłanie formularza oraz prośby o przesłanie Certyfikatu Rezydencji i wyciągu z odpowiedniego rejestru gospodarczego.

W formularzu wewnętrznym (wysyłanym do pracownika) znajdują się przede wszystkim pytania dotyczące danych kontaktowych. Zadaje się je w celu zweryfikowania wiarygodności kontrahenta.

W formularzu zewnętrznym, oprócz danych podstawowych, które częściowo są wypełnione wcześniej przez robota, znajdują się również pytania do kontrahenta. Dotyczą one np. tego:

• czy jest on finalnym odbiorcą płatności za usługi,
• ilu pracowników kontrahenta jest zaangażowanych w wykonywanie usług,
• czy jest on płatnikiem podatku dochodowego, czy podmiotem transparentnym podatkowo.

Ostatni etap pracy robota to zebranie wszystkich pozyskanych informacji i sporządzenie raportu końcowego. Są do niego dołączane wszystkie pliki pomocnicze.

Praca człowieka w przebiegu całego procesu jest wymagana wyłącznie przy tworzeniu pliku wejściowego oraz weryfikacji sporządzonego przez robota raportu. Istnieje też możliwość zaplanowania automatycznego uruchamiania robota zgodnie z harmonogramem, jednak w przypadku tego projektu Klient zdecydował się na obsługę ręczną.