WHT – dochowanie należytej staranności

Problem

Podatek u źródła (ang. Withholding Tax) jest pobierany od osób prawnych i fizycznych przez płatników, którzy mają siedzibę lub miejsce zamieszkania w Polsce. Opłaca się go od niektórych rodzajów dochodów, m.in. takich jak dywidendy, odsetki czy należności licencyjne.

Jest najczęściej kojarzony z sytuacjami, kiedy należności są wypłacane do nierezydentów (przelewy transgraniczne). Zdarzają się też przypadki, kiedy może wystąpić przy płatnościach krajowych, m.in. przy wypłacie dywidend na rzecz podmiotu krajowego.

Od 2019 r. w prawie podatkowym obowiązuje nowa zasada. Zgodnie z nią płatnik ma obowiązek dochowania tzw. należytej staranności przy ustalaniu stawki WHT. Powinien sprawdzić, czy może zastosować niższą stawkę WHT, albo czy istnieje szansa niepobrania tego podatku, o ile taką „furtkę” dają przepisy szczególne lub umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Dane dotyczące kontrahenta, które powinno się poddać weryfikacji w tym procesie to przede wszystkim:

  • dane kontaktowe,
  • adres siedziby,
  • sprawozdania finansowe,
  • struktura organizacyjna,
  • informacje dot. profilu działalności,
  • rachunek bankowy,
  • identyfikator VAT.

Dochowanie należytej staranności wymaga wykonania wielu czasochłonnych czynności. Tymczasem przepływy dużych ilości informacji mogą powodować błędy, jeśli te zadania będą wykonywane manualnie.

Zadaniem XELTO DIGITAL było wdrożenie rozwiązania, które umożliwiło automatyzację procesu dochowania należnej staranności przy naliczaniu WHT.

Rozwiązanie

Eksperci XELTO DIGITAL przygotowali robota automatyzującego proces weryfikacji naliczania podatku WHT. Jego działanie zostało zaprogramowane zgodnie z zasadą dochowania należytej staranności.

  • Pierwszą czynnością dokonywaną przez robota jest wczytanie pliku wejściowego zawierającego listę kontrahentów do zweryfikowania.
  • Następnie pobiera on podstawowe dane o kontrahencie z systemu Merit ERP za pośrednictwem zapytania bazodanowego.
  • Kolejnym krokiem jest wyszukanie kontrahenta w bazie wywiadowni gospodarczej i pobranie wymaganych informacji. Robot loguje się na jej stronę przez interfejs użytkownika – w taki sposób, jak robiłby to człowiek. Za pomocą nazwy firmy i jej kraju pochodzenia wyszukuje kontrahenta w bazie.
  • Pobierane są dwa raporty w formacie PDF. Są to tzw. Verification Report oraz Global Family Tree Report. Pliki są zapisywane w odpowiednim folderze.
  • Następuje sczytanie informacji oraz ekstrakcja wymaganych danych do osobnego pliku w Excelu.

Dane pozyskiwane na tym etapie to:

Dane podstawowe:

  • nazwa rejestrowa,
  • wszystkie rejestry wypisane w raporcie, wraz z numerami tych rejestrów,
  • adres rejestrowy,
  • adres handlowy,
  • adres email,
  • telefon,
  • adres strony internetowej;

Główne przedmioty działalności:

  • kody działalności wraz z ich opisami

Podsumowanie danych finansowych:

  • szczegółowa tabela zawierająca sprawozdania finansowe z wyszczególnionych lat, wraz ze wskazaniem zmiany procentowej w odniesieniu do każdej pozycji

Dane dotyczące zatrudnienia:

  • liczba pracowników,
  • tabela zawierająca informacje o kadrze zarządczej,
  • zestawienie informacji o strukturze właścicielskiej spółki;

Global Family Tree:

  • struktura kapitałowa, w której znajduje się weryfikowana spółka.

Następnie robot pozyskuje dane z serwisów takich jak:

  • Google Street View,
  • wyszukiwarka Google,
  • strona IBAN Checker,
  • system VIES.

Otrzymane w efekcie informacje to kolejno:

  • zrzut ekranu po wyszukaniu adresu w Street View,
  • adresy URL wyników wyszukania adresu kontrahenta w Google,
  • potwierdzenie numeru rachunku IBAN oraz podstawowe informacje dotyczące banku,
  • potwierdzenie numeru VAT, wraz z plikiem PDF poświadczającym weryfikację.

Po pomyślnym wykonaniu poprzednich kroków, następuje:

  • wysłanie interaktywnego formularza do pracownika,
  • odebranie wypełnionego formularza,
  • mailing z kontrahentem – w tym wysłanie formularza oraz prośby o przesłanie Certyfikatu Rezydencji i wyciągu z odpowiedniego rejestru gospodarczego.

W formularzu wewnętrznym (wysyłanym do pracownika) znajdują się przede wszystkim pytania dotyczące danych kontaktowych. Zadaje się je w celu zweryfikowania wiarygodności kontrahenta.

W formularzu zewnętrznym, oprócz danych podstawowych, które częściowo są wypełnione wcześniej przez robota, znajdują się również pytania do kontrahenta. Dotyczą one np. tego:

  • czy jest on finalnym odbiorcą płatności za usługi,
  • ilu pracowników kontrahenta jest zaangażowanych w wykonywanie usług,
  • czy jest on płatnikiem podatku dochodowego, czy podmiotem transparentnym podatkowo.

Ostatni etap pracy robota to zebranie wszystkich pozyskanych informacji i sporządzenie raportu końcowego. Są do niego dołączane wszystkie pliki pomocnicze.

Praca człowieka w przebiegu całego procesu jest wymagana wyłącznie przy tworzeniu pliku wejściowego oraz weryfikacji sporządzonego przez robota raportu. Istnieje też możliwość zaplanowania automatycznego uruchamiania robota zgodnie z harmonogramem, jednak w przypadku tego projektu Klient zdecydował się na obsługę ręczną.

Jak RPA może pomóc Twojej organizacji?​