Dział Obsługi i Zobowiązań w Twojej firmie
Praca w tym dziale to głównie rejestracja i przetwarzanie transakcji finansowych związanych z zamówieniami i dostawcami. Obejmuje to kontrolę poprawności wprowadzanych danych, a to z kolei zapewnia terminowość w wykonywaniu płatności za zakupione towar. Oznacza to, że jest to ważny etap w procesie sprawnego przepływu środków pieniężnych w firmie.
Weźmy jedno z ważniejszych stanowisk wyodrębnionych w tym dziale, czyli Specjalisty ds. wprowadzania danych, który aktualizuje system na podstawie przychodzących faktur.
Czy działania użytkownika w zakresie wprowadzania danych z przychodzących od dostawców faktur można zautomatyzować? Jak najbardziej. „A co ja z tego będę miał” – spróbujmy po krótce odpowiedzieć na to potencjalnie oczywiste pytanie. Co jest oczekiwanym rezultatem i co skłania firmy do wprowadzania jak najwięcej automatyzacji w tym obszarze bez ryzyka redukcji stanowisk jakie w tej chwili zajmują ludzie i z potencjalnym zwrotem z inwestycji w postaci wielu oszczędności?
Kluczowym aspektem jest tu wydajna pomoc (z naciskiem na to słowo) robota w czynnościach, które są najbardziej błędogenne, które można znacznie przyspieszyć oraz które przynoszą największą oszczędność dla firmy. Obszar AP, to szerokie pole do automatyzacji na wielu poziomach; automatyzacji kompleksowych bądź za pomocą tzw. building blocks, o różnym stopniu zaawansowania i samodzielności robotów.
Jeśli automatyzacja obejmie odbiór maili, odczyt, a następnie rejestrację danych faktur w systemie, to mówimy tu o oszczędności czasu i eliminacji błędów wynikających z dużej ilości przetwarzanych danych.
Jeśli automatyzacja dotyczy walidacji faktur i dokumentów księgowych odbieranych drogą mailową, to obejmuje ona weryfikację nadawców maila, poprawność załączników (np. ich brak); może wprowadzać takie elementy, jak sortowanie i archiwizacja dokumentów w odpowiednich rejestrach czy wydruk.
Robot może wprowadzać dane dokumentów księgowych do dowolnego systemu ERP, a robi to szybko i bezbłędnie. A jaka jest rola człowieka? Od wykonawczej przechodzi w decyzyjną. To człowiek podejmuje odpowiednie decyzje na podstawie danych dostarczonych do robota. Rozstrzyga, co należy zrobić z nieprawidłowymi formatami dokumentów lub nieprawidłowymi (wbrew oczekiwanym) danymi. To człowiek wreszcie zatwierdza raporty z działania robota i waliduje dane w systemie.
Dodatkowe narzędzia komunikacji robot-użytkownik, sprzęgnięte z działaniem robota, w postaci aplikacji mobilnych czy desktopowych, stanowią panel zarządzania decyzjami i są niewątpliwym ułatwieniem działań użytkownika.
Śmiało zatem można tu mówić o stałym wzroście poziomu satysfakcji użytkownika, gdy jego zadania ewaluują w kierunku od jednostajnych operacji rejestracji danych do analizy i podejmowania merytorycznych decyzji.
