Success Story

Proces zarządzania danymi kontrahentów JD Edwards

Zegar 2

Oszczędność czasu

Kasa 2

Obniżenie kosztów

Wzrost 2

Wzrost wydajności

WYZWANIE

W związku z dynamicznym rozwojem firmy, w 2020 r. IMI Hydronic Engineering podjęła decyzję o zaimplementowaniu wirtualnego pracownika. Potrzeba biznesowa dotyczyła dużej ilości zgłoszeń spływających z całego świata i konieczności ich szybkiej obsługi.
W skali miesiąca (dla wdrażanego procesu) jest to liczba ok 420 zgłoszeń do obróbki ręcznej.
Aby wprowadzić do systemu jedno zgłoszenie osoba wykonująca to zadanie poświęcała na nie średnio 15 minut.

ROZWIĄZANIE

Automatyzacja polega na założeniu/ modyfikacji/ dezaktywacji/ reaktywacji kontrahenta w systemie JD Edwards na podstawie zgłoszenia w portalu ServiceNow zawierającego dedykowany formularz zgłoszenia w pliku Excel. Robot waliduje aktualny numer wersji, poprawność oraz kompletność pliku XLSM oraz wykorzystuje zapytania SQL w bazie danych JD Edwards. Następnie rozpoczyna procesowanie danych kontrahenta w systemie JDE, we wszystkich aplikacjach, których wymaga dany scenariusz. Uzupełnia dane w poszczególnych polach systemu, zmienia je lub aktualizuje zgodnie ze zleceniem. Na zakończenie Robot aktualizuje status zgłoszenia w ServiceNow oraz wysyła raport sumaryczny zawierający unikatowe numery adresu kontrahenta pobrane z aplikacji Address Book. W przypadku wystąpienia błędu na którymkolwiek etapie procesu, Robot – po trzykrotnej nieudanej próbie wykonania zadania – komunikuje zaistniałe zdarzenie operatorowi.

KORZYŚCI

  • Ścisła kontrola kompletności i poprawności zgłaszanych danych,
  • Procesowanie zgłoszeń 24/7,
  • Szybka reakcja na zgłoszenia z krajów z innych stref czasowych (Australia, US, Singapur).

OPINIA KLIENTA

Strategia naszego działu (odpowiedzialnego za zarządzanie danymi podstawowymi w systemie ERP) ukierunkowana jest na automatyzowanie procesów poprzez przeniesienie zadań powtarzalnych na Robota, tak aby członkowie zespołu mogli skupić się na zadaniach związanych z kontrolowaniem i nadzorem nad integralnością danych.
W ramach testu rozwiązania oferowanego przez zespół XELTO DIGITAL, wybraliśmy jeden z naszych procesów – proces zarządzania danymi klientów w systemie JD Edwards. Wdrożenie zostało zrealizowane zgodnie z planem, a jego efekt najlepiej obrazuje to, że do chwili obecnej zautomatyzowane zostały 4 kolejne procesy i planowane są następne implementacje.
Korzyści są widoczne od pierwszego dnia po uruchomieniu, oprócz oszczędności czasu, zyskaliśmy również na jakości procesowanych zgłoszeń oraz możliwość natychmiastowej reakcji na zgłoszenia z krajów z innych stref czasowych.
Współpraca z zespołem XELTO DIGITAL przebiegała wzorowo, a na wyróżnienie zasługuje elastyczne podejście oraz bardzo duże doświadczenie ekspertów, którzy są zdeterminowani, aby osiągać jak najlepsze wyniki poprzez optymalizację wdrażanych rozwiązań.

Piotr Woszczek – ERP Functional Lead for Data Management

Dowiedz się więcej

ZOSTAW SWOJE DANE KONTAKTOWE, ABY OTRZYMAĆ WIĘCEJ MATERIAŁÓW DOTYCZĄCYCH AUTOMATYZACJI